Knowledge Management er relevant for alle organisationer
Brugervenlig videndeling booster samarbejdet og øger forretningsværdien.
– Tjek vores case stories
Vidensdeling i Metroselskabet
Metroselskabet bygger og driver Københavns Metro, der er i døgndrift og betjener 108 millioner passagerer om året.
Udfordringer i en hurtigt
voksende organisation
Udviklingen af opgaver og ønsket om mere digitalisering i virksomheden medfører et stigende behov for onboarding af nye medarbejdere og videndeling.
Dette medfører store udfordringer med hensyn til styring og tilgængelighed af obligatorisk viden om f.eks. arbejdsprocesser, sikkerhedsprocedurer, cybersikkerhed og GDPR-regler.
Viden er afgørende for drift og sikkerhed som er beskrevet i disse Case Stories.
Knowledge365 sikrer viden til den
rette person, tid og sted
For at løse disse udfordringer bruges videndelingssystemet Knowledge365, som sikrer, at den enkelte medarbejder har taget den obligatoriske uddannelse, og at den seneste opdaterede version af dokumentationen er tilgængelig for medarbejderen, hvor og hvornår personen har brug for den.
Med Knowledge365 får medarbejderen adgang til målrettet information relateret til arbejdssituationen, mens vedkommende arbejder på en given opgave.
Et grønt flueben giver medarbejderen sikkerhed for, at han har opfyldt uddannelseskravene. Adgang til viden sker via Microsoft Teams, og der er også implementeret links til Knowledge365 via Metroselskabets intranet.
“Brugeroplevelsen er uproblematisk; der er ingen problemer, når brugeren er i systemet og skal træne eller finde viden.”
Mange kilder af viden
Metroselskabet drager fordel af, at alle med relevant viden kan bidrage til systemet. Målet er individualiseret, situationsbestemt vidensdeling, så brugeren undgår at skulle søge gennem store mængder information for at finde den rigtige viden.
På samme måde betyder Knowledge365’s arkitektur, at du kan hente information og viden fra eksisterende arkiver som SharePoint, YouTube, delte drev osv. Det gør tidligere “ukendt” eller glemt viden aktivt tilgængelig på en enkel og brugerrelevant måde.
Metroselskabet ser dette som en stor fordel, da meget viden går tabt i arkiver med begrænset mulighed for at finde den relevante viden. Beskrevet i Case Stories.
Forretningsmæssige fordele er klare
En stor risiko for Metroselskabet er naturligvis, hvis sikkerhedsbestemmelserne ikke overholdes i de store anlægs- og driftsaktiviteter. Ligeledes oplever Metroselskabet, som alle andre virksomheder, et stort behov for at øge medarbejdernes kompetencer og compliances. Knowledge365 er med til at minimere disse risici, hvilket potentielt kan have skyhøje omkostninger for virksomheden.
Før implementeringen af Knowledge 365 foregik al træning og videndeling ved manuelle processer. Det var svært at få overblik over status og for brugerne var det svært at vide, om de havde adgang til den nyeste viden. Med Knowledge365 er den usikkerhed blevet fjernet, det er blevet enklere for medarbejderne
Metroselskabet ser fremad
Metroselskabet ser muligheder i at videreudvikle brugen af Knowledge365. Et første projekt er målrettet, individuel videndeling om brugen af et fremtidigt sags- og projektdokumentationssystem.
Hvor Knowledge365 i dag mest bruges til videndeling, vil det i fremtiden også blive brugt til implementering/udførelse af systemer og processer. Den enkelte bruger vil blive støttet i brugen af systemet afhængigt af den opgave, der skal udføres.
Fire almindelige Knowledge365-branchescenarier
Social & pleje
Nem og hurtig deling og implementering af nye processer til optimering af personlig pleje og/eller behandling
Produktion og håndværk
Information og service
Udvikling og forskning
